Surat penawaran pada dasarnya merupakan surat balasan ke konsumen atau klien yang ingin mengetahui harga, kualitas, kuantitas barang atau jasa yang dimiliki suatu perusahaan atau produsen. selain itu secara harfiah surat penawaran adalah suatu barang dan jasa yang tersedia atau dimiliki oleh seseorang sebagai produsen atau retailer yang ditawarkan kepada konsumen dengan periode waktu tertentu.
Ketika Anda memiliki usaha dibidang barang dan jasa maka akan selalu melakukan transaksi barang jasa dengan pihak luar atau biasa disebut klien, maka dari itu surat penawaran barang dan jasa adalah alat yang berguna untuk memberi info kepada klien atau konsumen dengan tujuan pemasaran perusahaan.
Jadi surat penawaran barang dan jasa juga bisa disebut surat resmi yang diberikan produsen atau perusahaan kepada calon klien atau konsumen yang memiliki tujuan informasi detail barang yang akan ditawarkan oleh produsen atau perusahaan sehingga calon klien mengetahui kebutuhan yang akan dibelinya.
Isi Surat Penawaran Barang dan Jasa
- Informasi Lengkap Perusahaan
Ketika membuat surat penawaran yang utama harus dicantumkan adalah informasi tentang perusahaan yang memberikan penawaran, lalu menulis singkat perkenalan perusahaan kepada calon klien, contohnya nama perusahaan, alamat, barang dan jasa yang dimiliki atau diproduksi. - Penawaran Barang dan Jasa
Isi surat selanjutnya yang harus dicantumkan dalam surat penawaran adalah informasi barang atau jasa yang akan ditawarkan kepada klien. tulislah dengan detail, barang atau jasa yang akan ditawarkan seperti jumlah stok, nama barang, jenis jasa, harga ecer dan harga kuantiti. Dengan demikian calon klien akan mengetahui kebutuhan apa saja yang dibeli di perusahaan Anda. - Mencantumkan Harga Promosi
Jika ingin menarik perhatian calon klien, ketika membuat surat penawaran bisa disisipkan harga promo, supaya calon klien lebih memperhatikan detail setiap barang dan jasa yang perusahaan tawarkan. Promo yang bisa diberikan seperti beli 100 barang gratis 1 atau 2 barang, garansi barang dan jasa diperpanjang, gratis ongkos kirim atau potongan harga jika mencukupi pembelian dengan kuantiti yang sudah ditentukan.
- Mencantumkan metode Pembayaran
Mencantumkan pilihan metode pembayaran pada surat penawaran adalah salah satu isi yang penting ketika akan dibaca oleh calon klien, semakin banyak pilihan metode pembayaran akan membuat calon klien mudah bertransaksi dengan perusahaan Anda miliki dan juga dapat meyakinkan calon klien untuk tertarik dengan barang dan jasa perusahaan tersebut. - Detail Informasi Barang dan Jasa
Salah satu isi surat penawaran yang terakhir dan paling penting adalah detail informasi tentang barang dan jasa yang akan ditawarkan ke calon klien, kelengkapan informasi barang menjadi sangat sensitif jika sampai tidak lengkap, karena ketika ada kesalahan, maka calon klien akan kecewa dan memberikan image negatif di perusahaan Anda.
Cara menulis Surat Penawaran
- Kop Surat
Bagian kop surat ini ditulis lengkap dengan nama perusahaan, alamat perusahaan dan juga kontak seperti telepon email atau fax - Kepala Surat
Bagian kepala surat biasanya berisi tanggal surat penawaran, nomor surat, lampiran, alamat tujuan calon klien dan juga perihal - Kalimat Pembuka
Pada kalimat pembuka pada umumnya berisi 1 paragraf pendek dengan kata “Dengan Hormat” dan sedikit penjelasan tentang penawaran kepada calon klien - Isi Surat
Bagian yang paling penting adalah isi surat, karena berisi penawaran, barang atau jasa yang ditulis secara detail kepada calon klien. - Penutup Surat
Bagian paling bawah adalah penutup surat ini, biasanya berisi himbauan dan juga harapan perusahaan supaya calon klien dapat merespon tujuan dari perusahaan tersebut.
Contoh Penulisan Surat Penawaran Barang dan Jasa
- Contoh Penulisan Surat Penawaran Barang
- Cuan Merdeka
Penyediaan Peralatan Perkantoran
Jl. Karebet no.18, Gamping Kidul, Sleman, DI Yogyakarta
Telp. (0275) 345876
Email: Marketing@Cuan.com
Nomor : 666/SPB/001/2022
Lampiran : 1 Lembar
Perihal : Surat Penawaran Barang Perkantoran
Kepada
Yth. Direktur PT IDEAZONE OFFICE
Bp. Ongky Setiawan
Jl. Magelang no.199 Yogyakarta
Di tempat
Dengan Hormat,
Dengan Hadirnya surat ini, Kami dari PT Cuan Merdeka yang bergerak dalam bidang pengadaan barang perkantoran, hendak menawarkan beberapa produk kami kepada perusahaan yang Bapak pimpin. Kami menawarkan Produk yang berkualitas Import dan Modern dengan harga yang lebih murah dan memiliki garansi.
Barang yang kami tawarkan kepada Bapak sebagai berikut:
- Merk dan Warna : Canon AB PY1234, Warna Hitam
- Jenis Barang : Proyektor Meeting Room
- Tahun Pembuatan : Tahun 2021
- Harga : Rp 8.000.000,- (harga sudah termasuk PPN 10%)
- Biaya Pengiriman : Gratis
- Metode Pembayaran : Tunai, Kredit, E-wallet
Besar harapan kami perusahaan yang Bapak pimpin tertarik dengan produk yang kami tawarkan. Kami juga pasti akan memberikan diskon dan bonus kepada Bapak, jika merespon untuk pembelian pertama dan selanjutnya produk kami.
Untuk informasi lebih lanjut, Bapak dapat menghubungi kami di Jl. Magelang no.199 Yogyakarta, Telp (0274) 345876.
Yogyakarta, 11 Februari 2022
Hormat Kami,
Radi S
Manajer Pemasaran
