Ketika menjual suatu jasa, tentunya yang paling diutamakan adalah memberikan pelayanan yang baik. Tapi terkadang saat mencoba untuk memberikan pelayan yang terbaik  tersebut masih terjadi kendala atau penghambat sehingga kita tidak dapat secara maksimal untuk memberikan pelayan secara terbaik. Untuk itu, puas atau tidaknya customer terhadap pelayanan  yang kita berikan nantinya akan menentukan ulasan dan dampak apa yang akan mereka berikan.  

Bagi customer yang merasa puan nantinya ia akan merekomendasikan pelayanan kita kepada banyak orang, baik melalui media sosial ataupun hanya dari mulut ke mulut. Hal tersebut merupakan                salah satu keuntungan yang akan kita dapatkan ketika membuat customer merasa puas. Tetapi sebaliknya, jika terdapat customer yang tidak puas terhadap layanan yang telah kita berikan dia akan berlaku sama untuk menyebarkan apa yang ia dapat tapi dari sisi negatif. Tentu saja hal ini nantinya akan sangat merugikan jika tidak secepatnya diatasi. 

Untuk itu, terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan ketika terdapat customer yang komplain terhadap layanan yang kita berika. Baca ulasan dibawah ini agar kamu dapat memahaminya dan menerapkan nya dalam pekerjaanmu

Tips Menghadapi Komplain Dari Customer

•  Terima Keluhan dengan Baik

Hal pertama yang harus kamu lakukan ketika ada customer yang komplain adalah terima semua keluhan yang dikeluarkan oleh customer tersebut. Dengarkan semua apa yang ia katakana dan jangan sampai kamu potong agar customer tersebut tidak semakin emosi. Kemudian setelah selesai mengeluarkan semua keluhannya maka segera meminta maaf dengan apa yang telah menimpa customer tersebut dan berikan tanggapan akan hal tersebut.

Jika apa yang menjadi complain dari customer merupakan benar benar kesalahan dari mu maka, minta waktu agar dapat menyelesaikan masalah tersebut. Dan yakinkan bahwa masalah yang telah terjadi akan segera terselesaikan dengan baik dengan waktu secepat mungkin. Dan apabila kesalahan terjadi bukan karena hal teknis, hanya karena kesalahpahaman saja maka luruskan dengan sebaik baiknya jangan sampai kamu menyudutkan pihak mana pun agar tetap terlihat profesional.

• Segera Meminta Maaf 

Dimanapun letak kesalahannya, meminta maaf adalah hal yang harus kamu lakukan kepada customer sekalipun kesalahan tidak datang dari mu. Jangan sampai kamu melakukan pembelaan dihadapi customer yang sedang meluapkan emosinya. Hal tersebut hanya akan membuat customer semakin kesal, dan dengan permintaan maaf yang keluar dari mulutmu setidaknya mereka akan merasa keluhan yang telah dikeluarkan tersebut sudah tersampaikan dengan baik. 

Sebagai manusia biasa terkadang mengakui kesalahan lalu  meminta maaf dengan dada yang lapang bukanlah hal yang mudah. Tetapi dalam bidang pelayanan dan jasa, hal ini harus sudah melekat dari dalam dirimu. Terlebih dimanapun letak kesalahan tersebut, bahkan dari customer itu sendiri kamu sebagai penyedia layanan harus meminta maaf terlebih dahulu. 

• Tunjukan Rasa Empati yang Tinggi

Saat terjadi suatu musibah, sebenarnya yang harus ada dalam diri kita adalah rasa empati terhadap orang yang menimpa masalah tersebut. Rasa empati juga sama dengan rasa kepedulian, jadi ketika ada customer yang sedang memberikan komplain kita harus berempati kepada mereka dengan memberikan rasa kepedulian secara tulus. 

Cara yang paling mudah agar kamu dapat berempati dengan apa yang telah menimpa seseorang khususnya customer adalah dengan memposisikan diri kita pada posisi orang tersebut. Dengan begitu kita juga dapat ikut merasakan apa yang telah menimpa mereka dana ekan mengekspresikannya dengan tulus.

• Petakan Masalah Tersebut

Setelah mendengarkan semua complain dari customer, kamu harus dapat berfikir secara cepat agar dapat mengambil tindakan untuk menghadapi masalah tersebut. Mengeluarkan respon dengan cepat dan baik harus kamu lakukan ketika menghadapi customer yang sedang komplain. Untuk dapat mengeluarkan respon dengan cepat kamu dapat melakukannya dengan mengingat akan hal serupa yang pernah terjadi. Ingat ingat apakan complain semacam ini pernah kamu dapatkan juga, lalu apa solusi yang kamu berikan waktu itu. 

Jadi inilah pentingnya untukmu mencatat semua keluhan yang diberikan oleh customer. Selain untuk dapat memberikan solusi secara cepat Karena Telah mengalami sebelumnya, juga untuk melakukan evaluasi kenapa kesalahan kesalahan tersebut bisa terjadi bahkan jika sampai berulang ulang.

• Segera Tangani Masalah Tersebut dan Berikan Solusi Terbaik

Setelah melakukan semua proses sebelumnya, maka kamu harus segera memberikan solusi kepada customer.  Lakukan komunikasi dengan baik agar tidak ada lagi kesalahpahaman. Jelaskan apakah masalah tersebut dapat cepat terselesaikan atau hanya sebuah kesalahpahaman yang hanya perlu diluruskan. Posisikan dirimu selayakan sebagai teman atau keluarga agar lebih santai dan tidak kaku ketika berbicara tetapi harus  tetap pada porsinya.

Dan yang terakhir kamu harus tetap menjaga hubungan baik dengan customer tersebut. Tinggalkan kesan terbaik terhadap layanan yang kamu berikan adalah hal paling utama ketika kamu menjual pelayanan atau jasa.